Это повторяющаяся задача
И создать ее надо именно в этом режиме. Думаю, надо поставить приоритет этой задаче (всем ее повторениям) выше, чем у всех остальных задач проекта, а также назначить свой индивидуальный календарь (раб часы с 14 до 16 час), пометить, что календари ресурсов не учитываются, а ресурсами назначить всех участников совещания.
